L'absentéisme en formation

QUESTIONS : Dans votre organisme, avez-vous un suivi de l’absentéisme en formation ? Comment calculez-vous le coût et le taux d’absentéisme ? Avez-vous mis en place des actions de prévention pour réduire ce taux ? Des sanctions en cas d’absentéisme ? De quels types : envers le salarié (ex : avertissement), envers le service (ex : refacturation sur le budget du service)… ?

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👉💡🔎 4 REPONSES de garfistes, diverses approches.

Et vous, que préconisez-vous concernant l’absentéisme en formation ?

Réponse 1️⃣

📋 Il y a quelques années, l'absentéisme (de dernière minute engendrant une facturation) était de 30% dans nos formations. En creusant le sujet, il est apparu que l'absentéisme était lié au manque de motivation des salariés. Dans notre entreprise, le recueil des besoins se faisait sur la base des entretiens individuels de développements avec un décalage d'environ 6 mois à 1 an. Entre le moment de l'entretien et le moment où la formation était mise en œuvre, la formation n'était plus forcément d'actualité (changement de besoin, changement de missions, d'objectifs...). De ce fait, les salariés acceptaient l'idée de faire la formation et la date, mais lorsque le jour de la formation arrivait, il y avait beaucoup de désistements de dernière minute, peu ou pas justifiés.

🔎 Les actions correctives mises en place :

✔ Mettre l'absentéisme en formation comme critère d'intéressement dans l'entreprise avec un certain nombre de motifs acceptables d'absence de dernière minute

✔ Modifier l'accès à la formation : plutôt que d'attendre que le service formation contacte les salariés pour mettre en œuvre les formations, demander aux salariés de se manifester directement auprès du service formation pour mettre en place la/les formation(s).

📢 Ces changements ont été annoncés en CSE, expliqués aux salariés et l'absentéisme est devenu quasi nul. Dans la mesure où les salariés sont moteurs de leur développement, la motivation à faire une formation est revenue et les salariés sont satisfaits de leurs formations.

📌 Parallèlement, nous avons mis les managers dans la boucle des actions de formation. Nous les avons sensibilisés à l'importance de bien anticiper la formation (afin d'identifier précisément les besoins et mesurer l'impact de la formation sur la performance et les compétences du salarié)... le fameux ROI.

❌ Nous n'avons pas mis en place de sanctions (si ce n'est exceptionnellement de faire porter le coût d'une formation annulée en dernière minute sur le budget du service), mais le simple fait de mettre le manager dans la boucle permet aux salariés de retrouver de la disponibilité pour réaliser leur formation.

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Réponse 2️⃣

✔ Utilisation de différents KPI sur la formation dont celui du taux de présentéisme (+ positif que l’absentéisme 😊)

✔ Calcul d’un coût moyen par participant + sensibilisation sur l’impact de sessions supplémentaires à organiser pour rattraper l’absentéisme

✔ Calcul du taux d’absentéisme par le % de présence sur le % d’inscrits avec MAJ automatique via un SIRH

✔ Pédagogie auprès des managers + un questionnaire avant le départ en formation entre manager et participants pour préparer les objectifs de la formation

✔ Pas de sanctions en cas d’absentéisme, mais de la sensibilisation auprès des managers

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Réponse 3️⃣

▶ Dans le cadre d’une société avec une trentaine de sites indépendants, face à un problème récurrent d’absences de dernière minute et souvent injustifiées, notre conseil de direction a décidé qu’en cas d’absence (sauf cas de force majeure) prévenue moins de 8 jours avant la formation, il serait appliqué une pénalité de 400€ sur le bureau concerné. La première pénalité de 100€ avait peu marqué, il a fallu passer à 400€ par annulation dite abusive pour que l’impact soit significatif et que le nombre d’annulations baisse drastiquement.

🧨 C’est sévère, mais tout ce qui est sensibilisation, messages, etc. ne fonctionnait pas.

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Réponse 4️⃣

👨🏫 2 leviers d’actions proposés :

✔ Agir en pleine concertation avec la ligne opérationnelle

Trop souvent, la formation n'est pas vraiment intégrée comme un acte managérial à part entière. Le budget formation, les processus d'élaboration du plan, sont vécus "à côté" de ce qui fait véritablement enjeu. Et le manager vit l'injonction paradoxale de devoir être un "développeur de compétences" tout en n'étant reconnu que sur la performance immédiate de son équipe...

D'où la nécessité de ne pas seulement interroger les managers sur "les besoins en formation", mais aussi sur les meilleures manières d'intégrer le processus de développement des compétences à l'activité quotidienne du service.

✔ Questionner l'offre

De plus en plus d'entreprises travaillent sur le "formatage" de l'offre, en lien étroit avec les métiers :

•🔦 Durées plus courtes

•🔦 Modularisation plus fine, permettant d'adapter les parcours aux besoins de chacun

•🔦 Formations en ligne tutorées par des personnes issues du métier

•🔦 Travail de fond sur les contenus et les conceptions, permettant de s'assurer que les contenus font véritablement sens par rapport aux problèmes à résoudre

•🔦 Variété de l'offre, avec, par exemple, la possibilité pour l'apprenant de choisir la modalité (formation en salle, module d'auto formation, tutorat sur le terrain...)

•🔦 Lisibilité de l'offre, en particulier de son articulation avec les filières métiers